ACTUEEL
Vrijdag 11Augustus 2023,
De Voorzitter John Wubbe, ook ter publicatie op onze homepage.
Onderwerp; BIZTAX & INTERVAT&Neerlegging Jaarverslag bij Griffier
Deze week kwamen wij erachter dat sinds het jaar 2019 geen aangifte en ondertekening gedaan is door de vorige de verantwoordelijke penningmeester. in dit geval MTS. Na een gesprek met de verantwoordelijke, zijn nog geen boetes uitgedeeld, En is er meteen digitaal een 0 aangifre gedaan daar wij onder het bedrag van 25000 Euro blijven. Positief is dat hiermee het acterstallig onderhoud @minfin,fed.be is gedaan, Ook voor de VBG.
Onderwerp; VDK Vlaamse Kunst Dokumentatiecentrum (VKD)
Wij zijn weer een stap verder gekomen om dit uniek archief in de Benelux te kunnen houden, en in de Fellow lijst zijn de kopstukken van Europpa op het gebied van Lage Landen/ Nederlanden kunst bijeen om Prof. Dr, Jan De Maere daarbij bij te staan. De VC doet daarmee dat waar zij voor is opgericht, zij faciliteerd de Vlaamse Kunsten, Wetenschappen en Letteren.
Onderwerp; Thuispagina VC
Weer een week verder en de projecten, onze rechtsvorm en onze over ons pagina zijn bijgewerkt.
Vrijdag 4 Augustus 2023,
De Voorzitter John Wubbe, ook ter publicatie op onze homepage.
Onderwerp: Projekten.
De Vlaamse Club is op zoek naar Projekt managers om de verschillende projecten als voorstel voor te bereiden.
Onderwerp: Externe controle van de verenigingsboeken
2018-2019 Vz Walter Den Decker/Pm correcte aangifte, geen neerlegging boeken
2019-2020 Vz Walter Den Decker/Pm Marie-Therese Smet (MTS) geen aangifte, geen neerlegging boeken
2020-2021; Vz Roland Demailly /Pm. Marie-Therese Smet (MTS), geen aangifte, geen neerlegging boeken
2021-2022; Vz Marie-Therese Smet /Pm. Marc Rabaey correcte aangifte, neerlegging boeken
2022-2023; Vz Marie-Therese Smet/Penningmeester Marc Rabaey
van de Vlaamse Club voor Kunsten, Wetenschappen en Letteren en VBG
is aangenomen en in opdracht gegeven ter uitvoering.
Elk jaar is er een decharge verleend tijdens de algemene vergaderingen, omdat er geen enkele fout is ontdekt in de inkomsten en uitgaven van zowel de Vlaamse Club (VC) als de Vereniging Brusselse Geschiedenis (VBG). Echter, er is nu besloten om de onfortuinlijke boekhoudkundige handelingen die door Marie-Therese Smet (MTS) zijn uitgevoerd zonder medeweten van de Raad van Bestuur (RvB), te onderzoeken. Marie-Therese Smet was tot 2023 verantwoordelijk voor het beheer van de KBC Brussel Bankrekeningen van beide verenigingen (VZWs) en heeft deze rekeningen nog steeds niet overgedragen.
Het doel van dit onderzoek is om helderheid te scheppen over de financiële gang van zaken en handelingen die hebben plaatsgevonden zonder dat de Raad van Bestuur op de hoogte was. Dit omvat ook het boekhoudkundige aspect van haar activiteiten. Tot dusver heeft de jaarlijkse decharge echter geen afwijkingen aan het licht gebracht in de financiële procedures en transacties.
Marie-Therese Smet heeft tot 2023 de verantwoordelijkheid gedragen voor de KBC Brussel Bankrekeningen van beide VZWs. Het feit dat ze deze rekeningen nog niet heeft overgedragen, brengt extra complicaties met zich mee.
Het inzetten van een extern accountant voor dit onderzoek is bedoeld om duidelijkheid te scheppen over de situatie en eventuele onduidelijkheden aan te pakken. Hierdoor kunnen de financiële zaken van beide verenigingen op een transparante en accurate wijze worden afgehandeld, wat belangrijk is voor zowel interne als externe belanghebbenden.
Er zijn 3 externe accountant bureaus gecontacteerd, maar door vakantie periode zal dit pas volgede week worden opgepakt. Ik houd U op de hoogte. JW.
Vrijdag 28 Juli 2023,
Brief aan het bestuur door de Voorzitter John Wubbe, ook ter publicatie op onze homepage.
Onderwerp: Voorstel tot externe controle van de verenigingsboeken2020-2023 van de Vlaamse Club voor Kunsten, Wetenschappen en Letteren
Geachte leden van het bestuur,
Ik wil graag een voorstel indienen om de verenigingsboeken van de Vlaamse Club voor Kunsten, Wetenschappen en Letteren te laten controleren door een externe expert. Het doel van dit voorstel is om de transparantie, nauwkeurigheid en integriteit van onze financiële administratie te waarborgen en het vertrouwen van onze leden te versterken.
Motivatie:
Tijdens de Algemene Ledenvergaderingen van zowel 2022 als 2023 werden er fouten ontdekt in de boekhouding. Deze fouten waren deels te wijten aan het feit dat de voormalige penningmeester, Marie-Therese Smet, niet alle benodigde zaken had overgedragen aan haar opvolger, Marc Rabaey, die de functie vervulde tot 5 juni 2023. Vanaf 5 juni 2023 ben ik, John Wubbe, de nieuwe penningmeester geworden. Dit heeft geleid tot enige bezorgdheid en heeft het belang van het waarborgen van transparantie en nauwkeurigheid in onze financiële administratie onderstreept. Om deze reden is het van cruciaal belang dat we onmiddellijk stappen ondernemen om de situatie te corrigeren en ervoor te zorgen dat onze financiële processen op orde zijn.
Continuïteit en verantwoording: Een naadloze overdracht van verantwoordelijkheden en informatie tussen de penningmeesters is essentieel om de continuïteit en de integriteit van onze financiële processen te waarborgen. Het ontbreken van een volledige overdracht heeft geleid tot onnodige fouten in onze boekhouding en moet in de toekomst worden vermeden.
Versterken van het vertrouwen: Het openstellen van onze boeken voor een externe controle door een deskundige en onafhankelijke partij zal laten zien dat we serieus omgaan met onze financiële verantwoording. Het helpt ook om eventuele twijfels of zorgen bij onze leden weg te nemen en toont onze toewijding aan het waarborgen van eerlijkheid en transparantie.
Verbetering van interne processen: Een externe controle kan ons helpen om eventuele tekortkomingen in onze interne financiële procedures aan het licht te brengen. Door deze bevindingen kunnen we gerichte verbeteringen doorvoeren en onze boekhoudkundige processen stroomlijnen, zodat vergelijkbare problemen in de toekomst worden voorkomen.
Voldoen aan regelgeving: Het laten controleren van onze verenigingsboeken door een externe expert stelt ons in staat om te voldoen aan alle relevante wettelijke en bestuursregelgeving met betrekking tot financiële rapportage en boekhouding. Hierdoor minimaliseren we het risico op eventuele sancties of juridische gevolgen als gevolg van onnauwkeurigheden of nalatigheden.
Actieplan:
-
Selectie van een externe expert: Het bestuur zal verantwoordelijk zijn voor het selectieproces van een bekwame en gerespecteerde externe expert op het gebied van financiële controle en audit.
-
Uitvoering van de controle: Na de selectie zal de externe expert worden ingeschakeld om de verenigingsboeken te controleren volgens de overeengekomen planning en procedures.
-
Rapportage: De externe expert zal een gedetailleerd rapport opstellen met de bevindingen van de controle. Dit rapport zal worden gepresenteerd aan het bestuur en besproken met alle relevante belanghebbenden.
-
Opvolging van aanbevelingen: Indien er tekortkomingen of aanbevelingen naar voren komen in het rapport, zal het bestuur verantwoordelijk zijn voor het implementeren van passende maatregelen om eventuele geïdentificeerde problemen aan te pakken.
Ik ben ervan overtuigd dat het laten controleren van onze verenigingsboeken door een externe expert een belangrijke stap is in het versterken van onze organisatie en het waarborgen van een gezonde financiële situatie. Gezien de recente onregelmatigheden, stel ik voor om dit voorstel zo spoedig mogelijk te implementeren. Laten we dit onderwerp bespreken tijdens een toekomstige bestuursvergadering, zodat we gezamenlijk kunnen beslissen over de beste aanpak voor onze vereniging.
Bedankt voor uw aandacht en ik zie uit naar een vruchtbare discussie.
Met vriendelijke groeten,
John Wubbe
Voorzitter & Penningmeester van de Vlaamse Club voor Kunsten, Wetenschappen en Letteren
22 Juli 2023
Onze communicatie vind altijd vanaf een @vlaamseclub.be email adres plaats.
Helaas moeten wij naar goed Vlaamse traditie in het verenigingsleven vaststellen dat oud leden niets anders te doen hebben als u het leven zuur te maken met rodels en achterklap. Deze pagina laten onze plannen en activiteiten zien die er vroeger niet waren. Mocht U vragen hebben schroom U niet om onze secretaris@vlaamseclub.be te contacteren.
Of op onze Evenementen al te kijken op onze Meetup paginas. Daar wij door Corona en nieuwe Digitale Vlaamse Club ons meer op de toekomst willen richten hier eerst een terugblik op de laatste 4 jaar.
De Vlaamse Club heeft nu toegetreden leden, daar de statuten gewijzigd zijn ivm Europese wetgeving die tot einde 2023 moet zijn ingevoerd, is de Vlaamse Club gemoderniseerd. En alleen nog bestuurders die een actief netwerk hebben en dit jaar minstens 2 activiteiten hebben georganiseerd en tot een succes hebben gebracht. Het gezochte profiel is; academicus, groot netwerk, inspirator en affiniteit met Brussel, bestuurders ervaring, digitaal, onder 65 jaar.
Wij hebben met de digitalisering oa alleen al 244 toegetreden leden, die via het Meetup platform aan onze activiteiten willen deelnemen. op het 75 en 80 jarig jubileum werd nog door de voorzitters geklaagd, die het niet voor elkaar kregen om jongere leden aan te trekken, waardoor tot net voor de Corona crisis nog maar goed 50 levende leden lid waren met een gemiddelde van 72 jaar. Walter De Decker was er daar een van. Gevolgd door Roland Demailly en Marie Therese Smet.
In 2021 werden diverse bestuurders gezocht en gevonden, een bestandsopname en herorienteering werd ingeleid om de noden van de jongere generaties te erueren. Waarna ook de keuze op jongere academische, Nederlandstalige generaties viel. Deze generaties zijn digitaal, zeer "what is in it for me", en niet in de oude verenigingsvorm van de laatste eeuw te vangen.
Roland Demailly (historicus) wisselde als voorzitter van VC naar VBG omdat we de vraag tot overname van de activiteiten van de Vereniging voor Brusselse Geschiedenis van Frank Daelemans en Paul De Ridder over te nemen graag nakwamen (ivm de relatie met Brabant,Brussel en het Vlaams Kunst patronaat). En de jongere generaties wel interesse in geschiedenis hebben zoals met LARPen.
Marie Therese Smet op anciënniteit (18 jaar bestuur) doorschoof als voorzitter voor de Vlaamse Club, daar ze zeker begin 2023 wilde stoppen. Marc Rabaey werd penningmeester en toekomstige voorzitter in 2023. Helaas stierf de man van onze voorzitter en viel zij uit en was zij sinds die tijd niet meer actief betrokken bij de VC.
Marc Rabaey als Dr. Econoom /informatica in complexe systeem expert, en als schoolhoofd, en Erwin Wolff als expert programmeur, begonnen samen met Filip Vanheer en mij aan het uitschrijven van onze toekomst missie en visie.
Deze crisis gaf ook een kans om de tijd goed te gebruiken en de behoefte van de jongeren in de strategie mee in te bouwen in het aanbod en zo ook aan boord te halen voor de programmering.
Het bleek dat Marie Therese Smet, ondanks haar nieuwe rol als voorzitter, de bankrekening toegang en mandatering als penningmeester weigerde verder te geven aan Marc Rabaey om de digitalisering in gang te zetten. Dit leidde ertoe dat de facto zij ons gegijzeld hield, en vernieuwingen tegenhield. De RvB heeft haar om meerdere reden samen met Roland Demailly bedankt voor haar diensten en gaat verder met een jonge en dynamische RvB.
-
De opbouw van deze pagina is zo dat transparantie en feiten academisch bekeken kunnen worden. Kortom, wij volgen onderstaande normen en waarden van de Vlaamse Club die al 100 jaar bestaan.
de Voorzitter
John Wubbe
namens het Bestuur
Brussels, 18. juli 2023